Ordre modulen er satt sammen av flere moduler avhengig av hvilke funksjoner en ønsker å bruke. Av den grunn anbefaler vi at en går gjennom funksjonalitet som en ønsker skal være tilgjengelig og setter opp dette før en starter å jobbe med modulen. Dette innlegget tar utgangspunkt i premium pakken. Ordre avhenger av:
- Tilbud
- Ressursplanlegger
- Time
- Faktura
- Vareregister/leverandører
- Integrasjoner
- Skjema
1. Jeg er helt ny bruker i portalen
For helt nye kunder trenger det å kartlegges hvilke behov og bruk av modulen. De aktuelle modulene må settes opp på forhånd før du starter med ordre.
For å kunne starte med ordre må bruker minst sette opp/ta stilling til:
- Time
- Vareregister/leverandører
- Faktura
- Integrasjoner
1.1 Oppsett av Time modul
For at ansatte skal ha aktiviteter og lønnsarter å føre timer på må Time modulen settes opp på forhånd før en starter med ordre.
Det er viktig at følgende blir satt opp:
- Ansatte
- Prosjekter
- Aktiviter
- Lønnsarter
- Satser
For hvordan sette opp Time kan du lese mer her:
https://hjelp.holte.no/holteportalen/holte-time/
1.2 Vareleverandører
Hvis en skal benytte seg av vareleverandører har en mulighet til å benytte seg av:
- Prisfiler
- Vareregister
- Sende innkjøpsordre til leverandør
- Motta pakkseddel eller ordrebekreftelse
- Motta inngående fakturaer
Registrere leverandør og sette opp EDI innstillinger
- Registrere/opprette leverandør i portalen
- Send forespørsel til leverandør/grossist om brukernavn og passord for EDI innstillinger.
Du kan legge til leverandører fra kontakter eller fra Brønnøysundregisteret.
Dette er for å kunne motta oppdatteirng av prisfiler, motta pakkseddel eller ordrebekreftelse samt inngående fakturaer. - Huke av for om leverandør skal være aktiv, hovedleverandør eller låse prisbok for endringer.
- Når du har mottatt bruker navn og passord må dette legges inn i portalen på leverandører.
Til pkt. 2) Leverandør trenger informasjon om:
- Firma
- Kundenummer hos dere (hovedkonto):
Ønsker oppsett av følgende datautveksling via FTP til EG holteportalen:
- Vennligst send brukernavn og passord for overnevnte tjeneste på mail
- Nedlasting av prisbok og rabattavtaler
- Nedlasting av ordrebekreftelser/pakksedler
- Nedlasting av faktura
- Opplasting av bestilling
Importere prisfiler
For importering av prisfiler se:
https://hjelp.holte.no/vareregister-holteportalen//
1.3 Fakturering
En må ta stilling til hvor en ønsker å fakturere ordrene som lages i portalen.
Muligheter vi har pr. 24/3-25:
- Fakturere via EG holteportalen intern modul som er integrert mot ordre:
Her vil bruker kunne fakturere i ordremodulen, hvor faktura billagene kommer inn til fakturamodulen.
Videre derfra vil en kunne velge å sette opp integrasjon mot regnskapssystemet eller ha en eksportfil.
Her må en som fakturerer ha fakturalisens, ellers vil ikke funksjonaliteten være tilgjengelig. - Ingen fakturamodul: For at dette altnernativet skal være akutuelt impliserer det at bruker har
Time modulen til å få ut timer og kostnader fra. Enten via eksportfil eller integrasjoner.
Videre så må en selv sette opp fakturaer basert på timer og kostnader i eget regnskapssystem.
1.4 Integrasjon
Integrasjon henger sammen med Time, Leverandører og Faktura. Som helt ny kunde kan det være du skal kjøre ut lønn i et annet system samt ha fakturabillagene til en kundereskontro i et økonomisystem. Du kan lese mer om integrasjoner på:
/https://hjelp.holte.no/holteportalen/integrasjoner/
2. Jeg har allerede en konto
For bruker som har konto i portalen er det greit å se over om du trenger noen flere moduler/pakker.
2.1 Time
Velg standard prosjekt og aktivitet som du ønsker alle ordre skal bli oppført med når det blir opprettet en ny ordre. Det er fullt mulig endre både prosjekt og aktivitet når en har opprettet en ordre også.
2.2 Vareregister
Se over om aktuelle leverandører er satt opp med EDI oppsett, hvis ikke anbefaler vi at en forespørsel om brukernavn og passord blir satt opp.
2.3 Fakturering
For eksisterende brukere vil det være naturlig å benytte seg av eksisterende løsning, men dersom
Ordre er en sentral del av deres arbeidshverdan vil vi anbefale å bruke fakturamodulen vår for en mest sømløs oppsett.
Eventuelt benytte seg av oppsettet vi tilbyr se punkt 1.3.