Tripletex
Tripletex er et skybasert økonomisystem som kan tilpasses dine behov. Velg din kombinasjon av fakturering, regnskap, lønn, reiseregning, prosjektstyring og timeføring. Tripletex leverer også spesialtilpassede løsninger for elektro- og VVS-bransjen og har en egen løsning for regnskapsførere. Tripletex fungerer for alle bransjer og selskaper av alle størrelser, og brukes av 77 000 bedrifter i hele landet. Les mer her: https://www.tripletex.no/
Om integrasjonen:
Integrasjonen mellom Holteportalen og Tripletex gjør det mulig for deg som kunde å jobbe i fagsystemet Holte, for så å kunne se prosjektene, timene og kostnadene som er opprettet i Holteportalen bli overført til Tripletex helt sømløst.
Timer ført i Holte blir overført direkte til timelisten i Tripletex og kostnader blir overført som ordrelinjer.
Videre er det støtte for å kunne hente bokførte bilag fra Tripletex til Holteportalen, samt sende utgående fakturaer fra Holteportalen til Tripletex. På denne måten sikrer du å ha økonomisk kontroll i en hektisk prosjekthverdag.
Hvordan komme i gang:
I Holteportalen finner du Tripletex under bedrift – integrasjoner – innstillinger

Gå til Tripletex – min profil – API tilgang øverst til høyre
Merk: For å kunne få opprettet en nøkkel må den som gjør dette også ha rettigheter i Tripletex til å gjøre dette.
Klikk på «Ny nøkkel». Husk da å kopiere nøkkelen som vises med en gang, da denne skal brukes senere (beskrevet under) i oppsettet i Holteportalen.
Merk: Applikasjonsnavn som skal brukes er «HoltePortalen»


Sjekk om du må velge «Tilpasset oppsett» og «Gi brukernøkkel denne brukerens tilganger», samt applikasjonsnavn «HoltePortalen»:

I dette vinduet limer du inn nøkkelen fra Tripletex.

Videre må det gjøres valg av integrasjonsinnstillinger, her velges det hva som skal synkroniseres.
- Inngående fakturaer og kreditnotaer
- Utgående fakturaer og kreditnotaer
- Prosjekter
- Ansatte
- Timer
- Kostnader
- Varer
- Kontakter
Inngående fakturaer og kreditnotaer
- Her henter Holteportalen bokførte bilag fra Tripletex. Det vil si kostnader knyttet til prosjektet
Importerte fakturaer vil kunne ses i modulen prosjektøkonomi (egen lisens). Den samme fakturaen vil også være mulig å hente inn i utg.faktura, for viderefakturering i Holte Faktura.


Prosjekter

- Nye prosjekter som blir opprettet i Holteportalen, enten web eller app -> overføres til Tripletex.
Merk: dersom det ikke settes startdato i Holte -> settes 01.01.22 i Tripletex (dette for å unngå at prosjekter opprettes midt i måneden og timer til føres tilbake i tid)
- Dersom det finnes prosjekter i Holte og Tripletex fra tidligere, er det mulig å koble disse sammen. Dette gjøres under konfigurer.
- Sammenkoblet: her vises alle prosjektene som er koblet sammen
- Frakoblet: her vises alle prosjektene som ikke har noen kobling
- Forslag: her forsøker Holte å finne prosjekter som kan kobles, basert på samme navn eller samme prosjekt nr.
Merk: Portalens navn = prosjekt navn i Holteportalen
Partner navn = navn på prosjektet i Tripletex
Ansatte

- Nye ansatte som blir opprettet i HoltePortalen eller i Tripletex – må kobles manuelt sammen
- Dersom det finnes ansatte i Holte og Tripletex fra tidligere, er det mulig å koble disse sammen. Dette gjøres under konfigurer.
- Sammenkoblet: her vises alle ansatte som er koblet sammen
- Frakoblet: her vises alle ansatte som ikke har noen kobling
Timer
Timer som føres i Holte blir overført til Tripletex. Her overføres antall timer inkl kommentar. Aktiviteten blir opprettet umiddelbart i Tripletex.
I Tripletex legges timer inn i timelisten, se under.
Timepris på ansatt blir ikke sendt fra Holte. Timelønn foreligger i Tripletex, under ansattkortet. Der kan det legges inn timesats pr ansatt.

Kostnader
Kostnader er alt unntatt timer. Dette kan være utlegg, eller annet tillegg på lønn. I Holte registreres dette sammen med timeføring. I Tripletex blir dette overført som ordrelinjer. I denne oversikten er det mulig å sette fakturerbart flagg eller ikke.
Merk: Her skiller vi på det som er fakturerbart og det som går til lønn. Dersom det er lagt inn lønnsart på kostnaden i Holte Time, vil den ikke fremkomme som ordrelinjer, men under Reiser og Utlegg i Tripletex.

Reiser og Utlegg
Kostnader som har lønnsart og ment som utbetaling på lønn, legger seg som reiser og utlegg, se under.

Varer
Her gjør Holte oppslag mot Tripletex sitt vareregister. Så hvis det er fornuftig å ha vareregisteret i Tripletex med lagerstyring osv, så henter Holte varer fra Tripletex.
Med «varer» påslått i integrasjonen, vil det være mulig å legge til kostnader eller varer i timeføringen i Holte Time, deretter blir dette overført som ordrelinjer i Tripletex.
Under innstillinger i integrasjonen finner vi varer

I selve timeføringen og endre detaljer, og legg til kostnad, finner vi kostnader fra Tripletex.

Utgående fakturaer
Utgående fakturaer og kreditnotaer: Med denne innstillingen på, vil utstedte fakturaer i Holte Faktura fremkomme som bilag -> bilagsoversikt i Tripletex. Her blir det ikke opprettet faktura i Tripletex, bare et bilag. Den legges som avansert bilag og forfall og KID blir ikke med, altså det er ikke mulig å krysse innbetalinger fra banken mot denne.
Aktivere automatisk generering av faktura: Med denne innstillingen på, vil det bli opprettet en identisk faktura (lik den fra Holte) i Tripletex. Både forfallsdato og KID fra Holte vil fremkomme her. Det er også viktig at Holteportalen blir satt opp med riktig hovedbokskonto. Det vil si hvilken konto inntekten skal føres på. Dette er gjerne en HB 3000 (sjekk med regnskapsfører hvilken konto som skal benyttes). Dette er også viktig med tanke på mva håndtering.



På denne måten kan fakturaen utstedes fra Holte og følges opp i Tripletex med innbetalinger, og ha god kontroll på kundereskontroen.
Det samme gjelder dersom det blir utstedt en kreditnota fra Holteportalen
Kontakter/Kunder
Med denne innstillingen på:
- Kontakter som blir opprettet i Holteportalen, enten web eller app -> overføres til Tripletex.
- Dersom en kontakt finnes i Holte fra tidligere, kan den opprettes direkte i Tripletex
- Kontakter kan kobles sammen under konfigurer knappen. Dette kan være gunstig dersom noen kontakter er opprettet enten i Holte eller Tripletex fra tidligere.
Når en faktura opprettes i Holte så må det foreligge en kunde på:
- Dersom kunden finnes i Holte og Tripletex med samme kunde nummer – vil systemene ha faktura nr xx på samme kundereskontro i begge systemene.
- Dersom kunden finnes i Holte, men ikke i Tripletex, vil kunden bli opprettet automatisk i Tripletex med neste ledig nr i kundenummerserien.
- Dersom kunden finnes i Tripletex, men ikke i Holte, må kunden opprettes enten manuelt i Holte først eller via import i kontakter i Holte før faktura kan utstedes.


- Dersom en kontakt foreligger i Holteportalen og ikke Tripletex, er det mulig å trykke «Opprett». Kontakten vil da bli opprettet i Tripletex med samme nr som Holteportalen.
