Hva er eksterne brukere?
Eksterne brukere er personer som ikke er en del av hovedorganisasjonen, men som likevel trenger tilgang til utvalgte deler av prosjektet– for eksempel Avvik, Sjekklister, Oppgaver eller dokumentasjon.
Dette kan være samarbeidspartnere, konsulenter eller andre som bidrar i prosjekter uten å ha en ordinær intern bruker.
Ved å bruke funksjonen Eksterne brukere kan administratorer enkelt invitere, opprette og administrere slike brukere, samtidig som tilgangen deres begrenses til det som er relevant.
Du kan også velge å gi eksterne firmaer mulighet til å administrere seg selv, dette betyr at hovedpersoner i relevante bedrifter kan opprette og administrere sine egne brukere. Tildele tilgang til prosjekter og lisenser. Du kan lese mer om dette her: https://hjelp.holte.no/selvadministrasjon-for-eksterne-brukere/
Opprette en ekstern bruker
For å legge til en ny ekstern bruker, gjør følgende:
- Velg Bedrift i topplinjen.
- Klikk på Bedriftsadministrasjon i sidemenyen.
- Velg Eksterne brukere.
- Klikk på Legg til.
- Du blir sendt til siden for valg av kontakt.
- Bruk søk, filter eller finn frem til bedriften du ønsker å opprette, du kan også utvide og velge kontaktperson med en gang.
- I neste bildet velger du om denne bedriften skal ha mulighet til å administrere seg selv, og eventuelt hvor mange lisenser de kan bruke.
- Brukerens kontoside åpnes. Her kan du:
- Redigere grunnleggende informasjon (navn, telefonnummer, e-post, osv.).
- Klikke på Legg til for å opprette kontoen.
- Systemet vil spørre om du vil aktivere lisenser – velg Ja eller Nei.
- Hvis du gjør dette fra prosjekt får du også spørsmål om denne brukeren skal angis som hovedbruker, hvis du velger ja vil brukere i firma som kan administrere seg selv få muligheten til å opprette og administrere brukere i sin bedrift.
Administrere eksterne brukere
Etter at en ekstern bruker er opprettet, kan du administrere følgende fra sidemenyen på brukersiden:
- Grunnleggende informasjon: Oppdater navn, e-post, telefonnummer eller rolle.
- Utdanning: Klikk på Utdanning, fyll inn detaljer, og lagre.
- Opplæring: Klikk på Opplæring, legg inn kurs eller utdannelse, og lagre.
- Lisenser: Klikk på Lisenser, legg til eller rediger lisenser.
- Prosjekter:
- Klikk på Prosjekter.
- Velg ønsket prosjekt fra listen.
- Klikk OK for å gi tilgang til prosjektet.
Hvordan fungerer Eksterne brukere?
Når du oppretter en ekstern bruker får vedkommende en egen innlogging i ditt firma.
Eksterne brukere er tilknyttet sitt eget firma, men kan gis tilgang til prosjekter og spesifikke elementer du deler.
Som hovedbruker kan du styre tilgangen deres svært detaljert:
- Prosjekter – Eksterne må knyttes til konkrete prosjekter for å få tilgang.
- Avvik – De kan kun se avvik som er tildelt dem, men kan også opprette nye avvik.
- Sjekklister – Må spesifikt tildeles eksterne brukere.
- Oppgaver – Eksterne får kun tilgang til oppgaver som hovedbruker tilordner dem. De kan også opprette egne oppgaver
- Dokumenter – Dokumentmapper må aktivt deles med eksternt firma før de får tilgang.
Dette gir deg full fleksibilitet til å bestemme hva eksterne får se og gjøre.
Kontroll og oppfølging
For å sikre god oversikt finnes egne varslingsregler for eksterne brukere.
Du kan blant annet sette opp varsler for når en ekstern:
- Laster opp dokumenter
- Laster opp nye versjoner
- Fullfører oppgaver
- Deler e-poster til prosjektet
På den måten har du alltid kontroll på hva eksterne firmaer gjør i dine prosjekter.