Poweroffice GO Full kontroll på økonomien med PowerOffice GO. Norges supreste regnskapssystem for bedrifter og regnskapsførere.Les mer her: https://www.poweroffice.no/
Om integrasjonen mellom HoltePortalen og PowerOffice GO
Integrasjonen mellom HoltePortalen og PowerOffice GO gir deg som kunde muligheten til å arbeide effektivt i fagsystemet HoltePortalen, samtidig som prosjekter, timer og kostnader overføres sømløst til PowerOffice GO.
- Timer ført i HoltePortalen overføres direkte til timelisten i PowerOffice GO og danner grunnlag for lønnskjøring.
- Kostnader registrert i Holte Time behandles som lønnsgrunnlag i PowerOffice GO.
- Det er også støtte for å hente bokførte bilag, som leverandørfakturaer, fra PowerOffice GO til HoltePortalen.
Denne integrasjonen bidrar til bedre økonomisk kontroll og effektiv prosjektstyring i en travel arbeidshverdag.
Du vil finne HoltePortalen listet i PowerOffice GO under meny – innstillinger – utvidelser
Prosjekter
Løsningen er enveis synk, dvs. at prosjekter som opprettes i HoltePortalen blir overført til PowerOffice GO.
Synkronisering av prosjekter
For å kontrollere om prosjekter er synkronisert mellom HoltePortalen og PowerOffice GO, følg disse trinnene:
- Gå til Bedrift → Integrasjoner → Innstillinger.
- Klikk på redigeringsikonet (pennen) ved siden av PowerOffice GO.
- Velg Konfigurer under Prosjekter.
Kobling av eksisterende prosjekter:
Dersom det finnes prosjekter både i HoltePortalen og PowerOffice GO, vil disse være synlige under sammenkoblet
Opprettelse av nye prosjekter:
Dersom det finnes prosjekter i HoltePortalen, men ikke i PowerOffice GO, kan disse opprettes direkte fra Konfigurer → Prosjekter → Frakoblet → opprett
Slik ser vi hvilke prosjekter som er sammenkoblet, frakoblet og om det finnes noen systemforslag:
Synkronisering av ansatte
I denne delen utføres oppslag mot PowerOffice GO for å koble sammen ansatte. Merk at det ikke er mulig å opprette ansatte direkte i PowerOffice GO fra HoltePortalen. Derimot kan en eksisterende ansattliste importeres til HoltePortalen, hvor ansattnummer og navn kan kobles sammen.
For å administrere ansattlisten, klikk på Konfigurer.
Statusforklaringer:
- Sammenkoblet: Ansattnummer og navn er koblet sammen. Timer registrert i HoltePortalen vil overføres til PowerOffice GO automatisk
- Frakoblet: Ansatte som ikke er koblet sammen. Timer vil ikke overføres til PowerOffice GO (for eksempel innleide ressurser).
- Forslag: HoltePortalen foreslår en kobling basert på enten ansattnummer eller navn.
Klikk på Konfigurer for å velge ønsket handling for hver ansatt.
Slik ser konfigurasjonsvindu ut for ansatt koblinger:
Overføring av timer fra HoltePortalen til PowerOffice GO
Timer som registreres i HoltePortalen overføres automatisk til timelisten i PowerOffice GO. Merk at dette er en enveis synkronisering, der data kun går fra HoltePortalen til PowerOffice GO.
For at timer skal kunne synkroniseres korrekt, må følgende forutsetninger være oppfylt:
- Prosjektet må eksistere i PowerOffice GO
Prosjektet må enten være synkronisert eller opprettet via konfigurasjon i henhold til tidligere nevnte prosedyre. - Ansattnummer og navn må være koblet
Dette sikrer at timer registreres på riktig person i PowerOffice GO. - Aktiviteten må være identisk i begge systemer
HoltePortalen har mulighet til å hente aktiviteter som er opprettet i PowerOffice GO. Dette gjøres per prosjekt under:
Prosjekt → Time → Aktiviteter → Aktivitet fra partner
Her utføres et oppslag mot PowerOffice GO for å hente relevante aktiviteter. - Kunde må være registrert på prosjektet
For at timer skal kunne overføres, må det være en kunde tilknyttet prosjektet. Kundeinformasjon legges inn under Prosjektdetaljer.
Aktivitet fra partner
Aktivitet fra partner kan hentes både under Bedrift -> time -> maler, eller fra projsekt -> time -> aktiviteter
Tips: For å unngå dobbelt arbeid knyttet til begrepet aktivitet, anbefaler vi at aktivitetene opprettes i Poweroffice GO først og deretter hente disse inn i HoltePortalen
Fravær
Fravær blir håndtert ulikt i HoltePortalen og PowerOffice GO. Vi har derfor løst dette ved å ha et såkalt «dummy» prosjekt i konfigurer knappen. Prosjektet heter 000 – empty for absence. Fordi HoltePortalen krever prosjekt og PowerOffice GO kan plassere fraværstimer uten prosjekt, må et slikt 000 prosjekt benyttes. Et forslag er å opprette et prosjekt i HoltePortalen som omhandler ferie&fravær, deretter knytte dette mot 000.
Eksempel på timeføring mot fravær i HoltePortalen og hvordan dette fremkommer uten prosjektnummer i PowerOffice GO.
Kostnadsføring i Holte Time og overføring til PowerOffice GO
I Holte Time er det mulig å registrere kostnader knyttet til timeføring. Siden PowerOffice GO ikke støtter direkte kostnadsføring på samme måte, behandles disse kostnadene som lønnsgrunnlag.
Ved lønnskjøring i PowerOffice GO hentes kostnadsdata fra HoltePortalen ved hjelp av funksjonen «Hent», hvor importerte lønnsgrunnlag blir tilgjengelige for videre behandling.
Alternativt, kan kostnadene ses her:
Import av leverandørfakturaer fra PowerOffice GO til HoltePortalen
HoltePortalen henter bokførte leverandørfakturaer fra PowerOffice GO for videre behandling. Fakturaene blir tilgjengelige i HoltePortalen under:
Bedrift → Leverandører → Innkommende fakturaer.
Dersom prosjektnummer er angitt i fakturaen i henhold til gjeldende format, vil HoltePortalen automatisk lese og knytte dette til riktig prosjekt.
I HoltePortalen vil fakturaen fremkomme her:
Utgående fakturaer og kreditnotaer fra HoltePortalen til PowerOffice GO
Ved aktivering av denne funksjonen opprettes en identisk faktura i PowerOffice GO, basert på fakturaen fra Holte Faktura. Dette innebærer:
- Fakturaen i PowerOffice vil inneholde både forfallsdato og KID fra Holte.
- Det er viktig at HoltePortalen er konfigurert med korrekt hovedbokskonto for inntektsføring – typisk en konto i serien HB 3000.
- Riktig konto er også avgjørende for korrekt mva-håndtering. Vi anbefaler å avklare dette med regnskapsfører.
