Det du ser i Ressursplanleggeren er Avtaler, en avtale er egentlig ikke noe annet enn en reservasjon i tid som peker mot noe annet. (Foreløpig kun oppgaver)
På en oppgave med flere ansvarlige er det ikke alltid alle ansvarlige jobber med denne oppgaven i hele oppgaveperioden, med avtaler får du muligheten til å dele opp slik at f.eks ansatt 1 jobber med oppgaven på mandag, ansatt 2 jobber tirsdag -> torsdag også jobber ansatt 1 igjen på fredagen. Hvis du bare oppretter en oppgave fra mandag til fredag og setter begge ansatte som ansvarlig vil det se ut som begge disse er opptatt mandag -> fredag, selv om det ikke er realiteten.
I denne artikkelen skal vi lære deg hvordan du kan benytte Avtaler til å få en nøyaktig representasjon av hvordan tidsplanen til dine ansatte er.
Opprettelse av avtaler
Avtaler blir i utgangspunktet opprettet automatisk når alle kriterier er oppnådd (start, slutt og ansvarlig), så ved opprettelse av en oppgave vil hver ansvarlig person få en avtale for hele oppgaveperioden. Det er utgangspunktet ditt, og herfra kan du gjøre tilpasninger som du ønsker.
Det er verdt å merke seg at avtaler og oppgaver er tett knyttet sammen, så hvis du gjør endringer på avtaler som går utenfor angitt grense på en oppgave vil oppgaven også tilpasse seg. Eksempelvis utvidelse av avtale så stopp dato blir senere enn stopp dato på oppgaven resulterer i at stopp dato på oppgave vil oppdateres til å matche tid på avtale.
Tilpasninger av avtaler
Tilpassninger av avtaler kan gjøres rett fra ressursplanlegger ved klikk og dra, her kan du flytte i tidslinjen, flytte til andre personer eller endre varighet på avtalene. Du kan også åpne oppgaven å gå til Avtaler fanen, her vil du se alle avtaler for denne oppgaven og du kan legge til flere eller editere fra denne siden. Hvis du foretrekker en kalendervisning, men ikke vil se hele ressursplanleggeren finnes det to ulike kalendervisninger som kan åpnes fra Avtaler bildet.
En for alle ansvarlige (1) og en personlig kalender (2), fra den personlige kalenderen kan du enkelt navigere til kalenderen for de andre ansvarlige. I begge disse kalenderene har du samme funksjonalitet som du har i ressursplanleggeren hva gjelder flytting og navigering. Du kan også enkelt opprette flere avtaler til denne oppgaven herfra.
Automatiske oppdateringer av avtaler
Det er endel logikk knyttet mot avtaler i tillegg til automatisk opprettelse.
Dette gjør at ressursplanleggeren oppdaterer seg automatisk hvis oppgaven endres, f.eks ved flytting av start/stop på en oppgave vil avtalene tilpasse seg. Hvis du tidligere hadde en oppgave mandag->fredag med matchende avtale, også flytter oppgaven til onsdag -> onsdag (neste uke) vil avtalen automatisk oppdatere seg og følge dette.
Hvis du har en oppgave mandag -> fredag, men oppgaven ble ferdig tidligere enn forventet og status ble endret til ferdig på onsdag vil avtalen oppdatere seg til å matche tidspunkt for ferdigstillelse. Dette er for å synliggjøre at den ansvarlige nå har kapasitet til mer arbeid torsdag / fredag.
Låse oppgaveperiode
Hvis du ikke ønsker at logikken som er nevnt over skal endre på oppgaveperioden din finnes det en funksjon som lar deg låse perioden, ved å låse start og stopp tiden på en oppgave kan du opprette avtaler innenfor angitt start/stopp av oppgaven uten at tiden på oppgaven endres. Det er heller ikke mulig å opprette avtaler utenfor angitt tidsperiode.
Dette valget bør hukes på hvis du ønsker avtaler med ulik start/stopp enn oppgaven.
