Under oppgaver kan en sette opp oppgaver bedriften ønsker gjennomført som for eksempel en del av HMS/KS arbeidet, milepæler i prosjektet eller mindre påminnelser som Husk å før timer.
Oppgaver kan opprettes under bedriftsområdet, eller tilknyttes et prosjekt. Når du oppretter en oppgave kan du tildele disse oppgavene til en eller flere ansvarlige personer, hvis du ikke fyller ut feltet for ansvarlig vil oppgaven være tilgjengelig for alle i bedriften. Alle ansatte i bedriften får tilgang til oppgaver i HoltePortalen på web, men for å jobbe med oppgaver i app trenger man lisensen «Oppgaver, feltbruker».
Oppgavelisten
I oppgavelisten vil du se alle oppgaver som er opprettet, fra et prosjekt vil du kun se oppgaver i det prosjektet. Står du på min side vil du kun se oppgaver hvor du er ansvarlig eller ansvarlig er satt til Alle.
På bedriftsfanen kan du velge og se alle oppgaver, bare bedriftsoppgaver eller bare oppgaver fra et spesifikt prosjekt. Du kan filtrere på periode og oppgave status, type, ansvarlige grupper eller brukere. Du kan også søke etter oppgavene dine ved å bruke søkefeltet oppe til høyre.
Opprettelse av oppgaver
For å opprette en oppgave må du navigere deg til Oppgaver i menyen på venstre side, hvis du ønsker å opprette en bedriftsoppgave må du stå i Bedriftsfanen. Klikk på Ny oppgave velg ønsket område, gi oppgaven en tittel og eventuelt en beskrivelse. Du kan ansvarliggjøre oppgaven på gruppe nivå eller personnivå. Du kan ogås knytte oppgaven mot en kontakt, denne vil da legge seg på kontaktkorten til den valgte kontakten. Du kan opprette egendefinerte typer for dine oppgaver, disse kan du filtrere på i oppgavelisten din. Fyll ut eventuell forventet tidsbruk, og en start og sluttdato for oppgaven din.
Hvis dette er en fast oppgave du gjør f.eks hver fredag kan du bruke Regelmessighet funksjonen for å opprette en lik oppgave f.eks hver fredag.
Oppgavegruppe og serie
Hvis du ønsker å gruppere oppgavene dine kan du lage en ny oppgavegruppe, gi denne et passende navn og alternativt ansvarlig, ansvarlige du legger til på gruppen vil bli foreslått ansvarlig på oppgavene i denne gruppen også. Velg så Ny oppgave helt ute til høyre i listen. Oppgavene du oppretter her vil legge seg inni denne gruppen.
Hvis du har gjentagene oppgaver kan du opprette en Oppgaveserie, ved å benytte seg av dette kan du enkelt opprette mange like oppgaver som gjentas ved gitt intervall. Alle oppgavene i denne serien vil få samme tittel, beskrivelse og ansvarlig. Oppgavene vil også benytte seg av samme tidsintervall mellom start og sluttdato som den «orginale» oppgaven.
Avtaler
For alle oppgaver som har en startdato, sluttdato og ansvarlig(e) vil det automatisk bli generert en avtale for denne tidsperioden. Det er disse avtalene som blir synlig i ressursplanleggeren. Hvis en oppgave har flere ansvarlige vil hver ansvarlig få hver sin avtale. Avtalene vil følge start og slutt tiden på oppgaven din, så hvis du velger å utvide oppgaven din vil også avtalen(e) bli utvidet.
Dersom du har behov for å dele opp en oppgave bør dette også gjøres via avtaler. Hvis du f.eks har en oppgave som bare skal jobbes med mandag og onsdag kan du opprette to avtaler til samme oppgave. Du kan også ha ulike tidsperioder på avtalene, dette kan være kjekt hvis en oppgave har flere ansvarlige som skal jobbe med den til ulik tid.
Her vil du også få advarsler hvis brukeren har andre avtaler i ønsket periode. For å se hvilke avtaler dette er kan du klikke på kalenderikonet og du vil få en kalendervisning over alle avtaler for de ansvarlige.
