EG Xena er et enkelt og brukervennlig økonomsystem – utviklet spesielt for og i samarbeid med byggebransjen. En rollebasert programvare som inneholder prosjekt- og økonomistyring, hvor hver bruker har akkurat de funksjonene de trenger for å administrere økonomi og kostnader i bedriften. Les mer her: https://xena.biz/no/velkommen/
Om integrasjonen:
Integrasjonen mellom EG HoltePortalen og Xena gjør det mulig for deg som kunde å jobbe i fagsystemet EG HoltePortalen, for så å kunne se prosjektene, timene og kostnadene som er opprettet i EG HoltePortalen bli overført til Xena sin ordremodul. Timer og kostnader ført i EG HoltePortalen sendes som ordrelinjer til Xena, som igjen gir grunnlag for fakturering og lønnskjøring. Videre er det støtte for å kunne hente bokførte bilag fra Xena til EG HoltePortalen. På denne måten sikrer du å ha økonomisk kontroll i en hektisk prosjekthverdag.
Hvordan komme i gang:
I EG HoltePortalen finner du Xena under bedrift – integrasjoner – innstillinger
- Trykk koble til
- Ja for tillat autorisasjons samtykke
- Velg default fiscal company fra nedtrekkslisten
- Velg bekreft
Nå som riktig firma er koblet, må det gjøres valg av integrasjonsinnstillinger, her velges det hva som skal synkroniseres.
- Inngående fakturaer og kreditnotarer
- Prosjekter
- Ansatte (oppslag)
- Kontaker
- Salgsordre
- Enhet
Prosjekt
Integrasjonen gjør det mulig å synkronisere nye prosjekt fra EG Construction Site -> Xena, her overføres samme prosjektnummer og navn. Dersom det legges en kunde som kontakt på prosjektet, blir denne også overført som kunde i Xena. Det er også mulig å koble eksisterende prosjekter sammen, dersom det finnes ulike prosjekter i EG Construction Site og Xena fra tidligere.
Aktivitet
Ved opprettelse av nye prosjekt i Construction Site, gjøres det oppslag mot Xena på hvilken aktivitet det skal føres timer på. Aktiviteten hentes inn i bedrift – time – maler. Hent fra partner.
Ansatte
EG Construction Site oppretter ingen ansatte i Xena, så vi må koble sammen ansatte, slik at timer og kostnader blir plassert på riktig ansatt.
Kunder/Kontakter
Koble sammen kunder, slik at ordre blir opprettet på riktig kunde på prosjektet
Nye kunder som blir opprettet i Construction Site, blir overført direkte til Xena. Under konfigurer, er det mulig å gjøre oppslag og se hvilke kunder som er sammenkoblet, frakoblet og forslag. Dersom det er kontakter i fanen frakoblet, er det mulig å opprette direkte herfra.
Ordre
EG Construction Site overfører timer og kostnader som ordrelinjer til Xena. Valget finnes under eksport og fakturerbare timer.
Her er det mulig å opprette nye ordre, eller sende timer/kostnader til en eksisterende ordre. Da finnes ordren i listen og det velges hvilken ordre timer/kostnader skal overføres på.
Viktig! Det er kun låste timer og kostnader som er fakturerbare som blir overført som ordrelinjer i Xena.
Her velges det hvilke periode, prosjekt, kunde og ansatte det skal opprettes ordrelinjer av.
I tillegg er det mulig å gruppere på timer og kostnader, eller bare timer eller bare kostnader
Under valget ordrenr (Xena) kan det velges om det skal opprettes NY ordre eller knytte til en eksisterende ordre eller ordre oppgave.
Når alt ser ok ut, trykk «Opprett ordre hos partner»
Bokførte kostnader
Bokførte bilag (kostnader) i Xena kan hentes tilbake i EG Construction Site -> modul for prosjektøkonomi (krever lisens)
Xena
I Xena vil timer og kostnader være å finne under salg -> ordre -> ordreoversikt. Klikk på ordren og deretter fanen som heter kostnadsregistrering
