Har du et eksisterende kontaktregister fra et annet system kan du via en .csv fil importere dette rett inn i HoltePortalen. Både personkontakter og bedriftskontakter kan importeres, og forholdet mellom dem vil beholdes. For at denne importen skal lykkes er det viktig at filene er i rett format, og med riktig data i riktig kolonne.
Vi støtter to ulike filer for import.
Standard import
Vår standard import (og eksport fil, dvs at hvis du eksporterer kontakter fra HoltePortalen vil de komme i dette formatet). Du vil kunne få med deg all grunnleggende informasjon hvis du importere kontakter via dette formatet, og hvis du ønsker å beholde forholdet mellom person og bedriftskontakter, eller oppdatere eksisterende kontakter er det dette formatet du må bruke.
Last ned eksempelfil HER.
Utvidet import
Denne importfilen har et noe enklere oppsett en standard importen, og ved å bruke denne filen mister du muligheten til å oppdatere eksisterende kontakter, samt muligheten for å beholde forholdet mellom bedriftskontakter og personkontakter. Men den tilbyr noen flere datafelter enn standardimporten.
Last ned eksempelfil HER.
Standard import
Importere kontakter steg for steg:
- Last ned eksempelfilen og bruk denne som mal når du tilpasser din fil.
- Gå til Bedrift – Kontakter og trykk på «Ny kontakt», velg importer.
- Trykk på knappen «Velg fil» og finn frem til filen du ønsker å importere.
- Se på dataene for å se at de ser riktige ut. Sjekk statuskolonnen for å se hva som eventuelt er feil.
- Ser noen av bokstavene feil ut kan du velge annerledes koding i nedtrekksmenyen øverst på siden. (UTF-8 og Windows-1252 er de vanligste)
- Trykk importer nederst til venstre.
Last ned eksempelfil HER
| Kolonne | Forklaring | Påkrevd |
| ContactID | ID’en til kontakten i systemet | Nei |
| ParentID | ID’en til bedriften der personkontakt er tilknyttet | Nei |
| IsCompany | Avgjør om kontakten blir en bedrift eller person i systemet. Må stå true for bedrift og false for person * | Ja |
| OrganizationNO | Organisasjonsnummer for bedriftskontakter | For bedriftskontakter |
| PrimaryName | Fornavn hvis personkontakt, firmanavn hvis bedrift | Ja |
| SecondaryName | Etternavn hvis personkontakt, må være blank for bedriftskontakter | For personkontakter |
| Phone | Telefonnummer for kontakten | Nei |
| Mobile | Mobilnummer for kontakten | Nei |
| Fax | Faksnummer for kontakten | Nei |
| E-post adresse for kontakten | Nei | |
| Adress | Gatenavn og nummer for kontakten | Nei |
| ZipCode | Poststed for kontakten | Nei |
| ZipRegion | Postnummer for kontakten | Nei |
| WebAddress | Nettsted for kontakten | Nei |
| AccountNO | Kontonummer for kontakten | Nei |
| ContactNO | Kontaktnummeret til kontakten | Nei |
| Department | Avdelingen for en personkontakt | Nei |
| Position | Stilling for en personkontakt | Nei |
* Felt «IsCompany»:
Hvis du setter verdi True i dette feltet kreves det at du også fyller ut organisasjonsnummer i kolonne «OrganizationNO».
Hvis du setter verdi False i dette feltet kreves det at du også fyller ut etternavn i feltet «SecondaryName».
Utvidet import
Importere kontakter steg for steg:
- Last ned eksempelfilen og bruk denne som mal når du tilpasser din fil.
- Gå til Bedrift – Kontakter og trykk på «Ny kontakt», velg importer.
- Trykk på knappen «Velg fil» og finn frem til filen du ønsker å importere.
- Se på dataene for å se at de ser riktige ut. Sjekk statuskolonnen for å se hva som eventuelt er feil.
- Ser noen av bokstavene feil ut kan du velge annerledes koding i nedtrekksmenyen øverst på siden. (UTF-8 og Windows-1252 er de vanligste)
- Trykk importer nederst til venstre.
Last ned eksempelfil HER.
| Kolonne | Forklaring | Påkrevd |
| KontaktNR | Kontaktnummeret for kontakten | Ja |
| Navn | Fornavn og etternavn for personkontakter, firmanavn for bedriftskontakter | Ja |
| Telefon | Telefonnummeret for kontakten | Nei |
| Avdeling | Avdelingen for personkontakt | Nei |
| Mobiltelefon | Mobilnummeret for kontakten | Nei |
| Telefaks | Faksnummeret for kontakten | Nei |
| Fakturaadresse | Fakturaadresse for kontakten (gatenavn + nr) | Nei |
| Fakturapostnr | Fakturapostnummer for kontakten | Nei |
| Fakturapoststed | Fakturapoststed for kontakten | Nei |
| Postadresse | Postadresse for kontakten | Nei |
| Postnr | Postnummer for kontakten | Nei |
| Poststed | Poststed for kontakten | Nei |
| Kommune | Kommunen for kontakten | Nei |
| Land | Landet til kontakten | Nei |
| Leveringsadresse | Leveringsadresse for kontakten | Nei |
| Leveringspostnr | Leveringspostnummer for kontakten | Nei |
| Leveringspoststed | Leveringspostssted for kontakten | Nei |
| Epost | E-post til kontakten | Nei |
| Org.nr | Organisasjonsnummer for bedriftskontakter | Nei |
| Notat | Dette blir et notat på kontakten | Nei |
| Hjemmeside | Nettsted for kontakten | Nei |
| Kategori | Kategori for kontakten, hvis kategorien ikke finnes vil den bli opprettet | Nei |