For å kunne begynne å bruke e-post i HoltePortalen må du ha en eksisterende e-post du bruker, det finnes mange å velge mellom og vi støtter de aller fleste i HoltePortalen. Hvis du har koblet opp en e-postkonto får du full oversikt over din innboks med mulighet for å bruke mailkontoen din rett fra HoltePortalen. Du kan også koble e-poster mot prosjekter eller kontakter noe som gir deg god oversikt over kommunikasjonen.
Oppsett av e-post og signatur
For å koble opp en e-post går du til «Min Side» og menyvalget «E-post» – «Innstillinger», her klikker du på legg til konto å kobler opp din e-postkonto mot Holteportalen. Du kan legge til så mange kontoer du vil.
Trenger du hjelp med dette har vi flere step by step artikler du kan lese her:
Du kan også opprette en eller flere signaturer som du kan velge mellom når du sender en e-post, du kan selvfølgelig også sette opp en standard signatur. Les mer om dette her.
Bruk av e-post
For å velge kontoen du ønsker å lese eller sende e-post fra bruker du nedtrekksmenyen øverst til venstre. Her vil alle kontoene du har koblet opp ligge. Kontoen du har valgt til standard vil være den som er åpen hver gang du går inn i dette bildet, det vil også være den vi foreslår at du sender mail fra når du sender mail fra andre steder i systemet.
Alle mappene til den tilknyttende kontoen ligger listet nedover i panelet til venstre, her kan du administrere mapper og undermapper som du selv ønsker, alle endringer du gjør her vil bli speilet til e-post kontoen. Du kan dra og slippe e-poster fra panelet i midten over til ønsket mappe for å flytte disse. Ved å klikke på en mail vil vi vise mailen i panelet helt til høyre.
Søk og filtrering
Standard søk søker i feltene FRA, TIL og EMNE. Ønsker du et mer presist søk enn dette kan du bruke filteret. Her kan du også legge inn nøkkelord som vil søke i innholdet i e-posten og angi en tidsperiode (fra – til)
Koble e-post mot prosjekt eller kontakt
Ved å koble en epost mot et prosjekt eller kontakt vil denne mailen ligge lagret under prosjekt – epost for det aktuelle prosjektet, eller under epost fanen på valgt kontakt. Dette kan være nyttig dersom du ønsker å samle all kommunikasjon med kunden enten på prosjektet eller kontakten. Dette vil også gjøre at andre med tilgang til prosjektet/kontakten kan se disse mailene.
For å koble til prosjekt eller kontakt markerer du mailen(e) du ønsker å koble opp, trykk på knappen «Koble til» og velg prosjekt/kontakt.
Vedlegg
E-poster som har vedlegg er merket med en binders i listen. Ønsker du at disse vedleggene skal legges i dokumentregisteret på et prosjekt kan du trykke på pilen ved siden av vedlegget og velge «Lagre vedlegg». Eller om du ønsker å lagre all vedlegg på samme sted velger du «Lagre alle vedlegg». Du kan også laste ned vedlegg til lokal maskin.
Hvis du velger å lagre vedlegg til dokumentregisteret får du opp en dialog hvor du velger hvor du ønsker å lagre disse, eks prosjekt + mappe eller bedrift + mappe.
NB! Du får kun tilgang til å lagre dokumenter i de områdene du har tilgang til ellers i systemet. Det vil si at du kun kan lagre dokumenter i prosjekter du er deltager av og kun til bedrift om du er bedriftsadministrator.